Quelques outils (collaboratifs) pour travailler à distance

En détail : En cette période de confinement, nombreux sont ceux qui sont amenés à travailler à domicile. Heureusement différents outils permettent de travailler à distance et garder le contact avec son équipe.

Nous vous proposons ci-dessous quelques conseils et outils recommandés par Gatien Bataille, le formateur principal de notre formation à l'animation de projets collectifs et accompagnateur aux pratiques collaboratives :

Quelques outils (collaboratifs) pour …


Se voir, se parler

Pour créer simplement une salle de vidéoconférence accessible par toute l'équipe, sans login, sans mot de passe, sans installation particulière :
- Rendez-vous sur https://8x8.vc et entrez un mot dans le champ sous "start a metting now..."
- Une fenêtre s'ouvre sur une salle de vidéoconférence.
- Récupérez l'url de cette nouvelle page (ex. https://8x8.vc/votremot )
- Dorénavant pour faire réunion, il suffit de se donner rdv sur cette url à l'heure de votre choix. C'est fait !

Quelques conseils d'animation
- Afin de privilégier la qualité sonore si l'on "sent" que la bande passante web est un peu faible, l'animateur peut demander à l'un ou l'autre participant de "couper" sa caméra
- Le "non verbal" passe un peu durant la vidéoconférence mais en général pas "assez", l'animateur de la réunion doit "veiller" sur les écrans et essayer de décoder de non verbal des participants pour intervenir si nécessaire.
- Durant la conférence, les paroles ont tendance à être plus "sèches" (sans doute dû à la "distance"). L'animateur doit veiller à fluidifier les échanges, à insister sur la politesse, à mettre un peu d'humour
- Plus encore que durant une réunion en présence, la distribution de la parole est nécessaire. L'animateur veillera à expliquer l'un ou l'autre code (visuel ou sonore) pour permettre aux participants d'indiquer à l'animateur qu'il réclame la parole.
- Il est utile de rappeler qu'une conférence vidéo nécessite aussi des traces. Mettre en place un espace de notes partagées (ex. via framapad) est utile et discuter de la prise de note collective est intéressant.
- Veiller à ne pas faire des conférences vidéos trop longues car l'attention est plus vite perdue qu'en réunion "classique". Si possible des sessions d'une heure.
- En fin de conférence, ne pas hésiter à faire un rapide "retour d'usages" avec les participants dans l'objectif de monter collectivement en compétence autour de cet outil.

Se parler, chatter, maintenir le contact

Vous utilisez certainement le mail et cela doit fonctionner même si parfois cela fait beaucoup de mails dans la journée. Si cela vous convient, poursuivez de la sorte !

Si vous souhaitez tester autre chose, installez un framateam, un chat d'équipe avec canaux spécifiques aux projets.

Framateam est un service de tchat libre qui permet de communiquer avec son équipe en notifiant ses collègues, de conserver ses conversations et d'y faire des recherches. Le service repose sur le logiciel libre Mattermost.
- Pour accéder à Framateam et lancer votre équipe de travail (il faudra vous créer un compte)
- Pour accéder à l'aide de framateam c'est par ici
- Pour installer Framateam sur son ordi ou son smartphone afin de ne pas devoir passer tout le temps par le navigateur, c'est là
- A retenir Pour être sûr que quelqu'un reçoive l'info via une notification mail s'il n'est pas connecté, je mentionne son @nom dans le message. Si je souhaite prévenir tout le monde je place @all dans le message
- Voir la documentation officielle : https://docs.mattermost.com/guides/user.html

Pour télétravailler sereinement


Un peu de méthode :
1. Pour faire ensemble
- Dire bonjour sur le tchat de l'équipe.
- Prendre un café virtuel (demander des nouvelles, petit temps informel).
- Prendre 10 minutes pour évaluer la journée de la veille et celle à venir.
- Planifiez vos rendez-vous audio de la journée.
- Fixez l'heure de votre fin de journée.

2. Pour garder le cap perso
- Utilisez les Pomodoro et le principe de l'action immédiate
- Planifiez votre journée

3. De l'importance des pauses
- Faites des micro-siestes : Une étude de la NASA a démontré un gain de productivité de l’ordre de 35 % après une sieste de 15 à 20 minutes. Elle permet également de prévenir la somnolence, d’améliorer sa mémoire, sa concentration et sa réactivité ou encore de lutter contre le stress.
- Allez vous balader
- Contribuez aux communs (https://voice.mozilla.org/fr ou https://unsplash.com ou https://commons.wikimedia.org)

Un peu d'ambiance :
1. Mettre un peu d'ambiance sonore
- http://somafm.com (plein de radios lounge)
- https://www.di.fm
- https://www.noisli.com/

2. Pour se concentrer
- la musique baroque (fréquence qui va bien pour notre cerveau)
3. Pour ne pas se briser le dos
- Adoptez l'app Activ’Dos, véritable coach, Activ’Dos vous propose de suivre votre activité et vous encourage à la maintenir et à la développer. Comment ? Tout simplement en vous adressant des messages sur votre téléphone mobile ou dans l’application.
- Organisez votre bureau (voir à côté) et/ou travailler aussi parfois debout

(Source : Gatien Bataille, CC BY SA)

4. Voir les bons côtés du confinement :
- Rendez-vous sur le wiki du « Bonfinement » !
- Lebonfinement c'est un site participatif pour se rassurer et garder la pêche, pour que le confinement ne nous dévitalise pas : https://lebonfinement.fr/

Envie de découvrir d’autres outils collaboratifs ?
- Allez faire un tour sur la boite à outils des rencontres Collaborer.wapi : https://culturepointwapi.be/collaborer/?OutiL
- Allez parcourir le recueil de trucs et astuces pour "faire ensemble" rédigé collectivement lors de l’édition 2019 de Co-Construire : https://co-construire.be/?FacetteRessource
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Type d'info? : Bonne pratique
Date de publication : 02.04.2020
Date de dépublication : 03.05.2020

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